Welche Anforderungen an ein Fahrtenbuch sind zu beachten, wenn man den privaten Nutzungsanteil (geldwerten Vorteil eines betrieblichen Pkw) Dienstwagen nicht nach der sog. 1 -%-Regelung, sondern nach den tatsächlichen Kosten ermitteln will?

Zunächst sind sämtliche Aufwendungen, die für das Kfz entstehen, durch Belege nachzuweisen. Sie werden entsprechend dem Verhältnis der privaten zu den betrieblichen Fahrten aufgeteilt.

Das Verhältnis der dienstlich zurückgelegten Fahrten zu den privaten ist durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachzuweisen, wobei die Anforderungen nach der Rechtsprechung (BFH Urteil v. 16.03.2006, Az. VI R 87/04) sehr streng sind:

• Die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrten sind gesondert und fortlaufend im Fahrtenbuch nachzuweisen
• Das Fahrtenbuch muss geordnet, zeitnah und in geschlossener äußerer Form geführt werden (MS-Excel-Datei ist nicht zulässig, BFH v. 16.12.2005, Az. VI R 64/04)
• Für die dienstlichen Fahrten sind folgende Angaben erforderlich:
• Datum und Km-Stand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit)
• Reiseziel und bei Umweg auch die Reiseroute
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
• Für die Privatfahrten genügen jeweils die Km-Angaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch

Genügt das Fahrtenbuch nicht diesen Anforderungen, wird es vom Finanzamt regelmäßig verworfen und die Besteuerung zwingend nach der 1-%-Regelung vorgenommen.